Un mail server (server di posta) è un programma, e per estensione il computer su cui viene eseguito, che si occupa dello smistamento da un computer a un altro della posta elettronica. Per essere usato su internet, un mail server deve essere connesso alla rete. Le principali operazioni sono la ricezione della posta, che viene consegnata nella casella di posta dei destinatari; lo smistamento della posta consegnata dagli utenti verso altri server di posta; l’accesso da parte degli utenti alle proprie caselle di posta.La ricezione e lo smistamento si svolgono oggi prevalentemente tramite il protocollo SMTP. Per l’accesso, i protocolli più usati sono POP3 che scarica la posta sul computer dell’utente, e IMAP che mantiene la posta sul server in modo che l’utente possa accedervi da diversi computer.

Tramite questo servizio l’azienda può accentrare le mail riducendo al minimo il rischio di perdita posta sui client.

E’ disponibile inoltre una webmail, accessibile in qualsiasi luogo, in cui la persona si ritrova la stessa struttura della cartelle e delle mail del suo client di posta, permettendo quindi una consultazione online di tutto l’archivio.

E’ possibile collegare anche client quali telefoni o tablet indifferentemente dal sistema operativo usato, anch’essi vedranno e gestiranno l’intera struttura di posta della persona.